„Sonstige Betriebskosten“ können nur dann umgelegt werden, wenn sie gesondert und im Einzelnen konkret bezeichnet im Mietvertrag vereinbart worden sind. Die bloße Nennung „sonstige Betriebskosten“ im Mietvertrag reicht also nicht aus. Als sonstige Betriebskosten können beispielsweise vereinbart werden: Kosten einer Sonderausstattung (zum Beispiel Schwimmbad, Klimaanlage), Kosten eines besonderen Personalaufwands (zum Beispiel Bewachung zum Schutz des Eigentums), Aufwand für die Kontrolle der Funktionsfähigkeit sowie Kosten der Wartung und Pflege von technischen Einrichtungen (zum Beispiel Klingel- und Gegensprechanlage, regelmäßiger „Elektrocheck“).

Der Vermieter darf die Kosten für die Reinigung des Öltanks auf die Mieter umlegen. Das hat der BGH bestätigt. Der Vermieter muss die Kosten auch nicht auf die Abrechnungen mehrerer Jahre verteilen, sondern darf sie grundsätzlich in dem Abrechnungszeitraum umlegen, in dem sie entstehen.

Einwendungen kann der Mieter nur bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben. Voraussetzung für den Lauf der Frist ist, dass der Mieter eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhält, diese also vollständig sowie klar verständlich ist und die Mindestangaben enthält. Hat ein Mieter gegen die Abrechnungen verschiedener Jahre stets die gleiche Einwendung (zum Beispiel weil der Vermieter denselben Fehler jedes Jahr wiederholt), muss er diese jedes Jahr neu vorbringen, so der BGH.

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb einer bestimmten Frist erstellen (hierzu siehe unten). Nur eine formell wirksame Abrechnung, also eine Abrechnung, die die genannten Anforderungen erfüllt, wahrt die Abrechnungsfrist. Zudem kann der Vermieter nur aus einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung fordern. Solange der Vermieter keine formell wirksame Abrechnung vorlegt, wird ein eventueller Nachzahlungsanspruch nicht fällig.

Der BGH hat die formellen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung in den vergangenen Jahren immer mehr gelockert. So müssen etwa Vermieter, die Kosten auf mehrere Gebäude verteilen oder um nicht umlagefähige Anteile bereinigen, nicht mehr aufschlüsseln, wie sie die Kosten ermittelt haben, die sie in der jeweiligen Abrechnungseinheit letztlich umlegen. In einer Betriebskostenabrechnung nach Fläche muss der Vermieter den Abrechnungsmaßstab in der Regel auch dann nicht näher erläutern, wenn die einzelnen Positionen anhand unterschiedlicher Gesamtflächen verteilt werden. Auch schadet es der formellen Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung nicht, wenn der Vermieter die getrennt nach Kostenarten aufgeführten Kosten nur einzeln angegeben hat, ohne für jede Kostenart eine Summe zu bilden. Der Vermieter muss auch nicht unbedingt für jede Betriebskostenart den auf den Mieter entfallenden Anteil gesondert ausweisen. Es reicht, sämtliche Betriebskosten, für die derselbe Umlagemaßstab gilt, zuerst zu addieren und daraus unter Anwendung des Umlageschlüssels den vom Mieter insgesamt zu tragenden Anteil zu errechnen.

Bei der Umlage der Betriebskosten muss der Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Dieser gilt für die Verursachung, Erfassung und Abrechnung der Betriebskosten. Dieser Grundsatz schreibt ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis vor. Nur solche Betriebskosten können umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und bei ordentlicher Geschäftsführung gerechtfertigt sind. Die Beweislast für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot trägt der Mieter, so der BGH.

Der Vermieter muss über die Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Für den frei finanzierten Wohnraum gilt eine Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums. Für das Jahr 2020 muss der Vermieter also spätestens bis zum 31.12.2021 eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung erteilen, wenn das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Ferner muss dem Mieter die Abrechnung bis zu diesem Zeitpunkt zugehen. Nach der überwiegenden Rechtsprechung reicht allerdings der Einwurf der Abrechnung in den Briefkasten des Mieters am Silvesterabend nicht mehr aus. Das LG Hamburg hält in einem Urteil einen ( Einwurf mit Zeugen der Betriebskostenabrechnung in den Briefkasten des Mieters am Silvesterabend bis 18 Uhr für ausreichend. Erteilt der Vermieter bis zum Ende der Abrechnungsfrist keine Betriebskostenabrechnung, kann hat der Mieter bezüglich der weiteren Vorauszahlungen ein Zurückbehaltungsrecht, bis der Vermieter eine formell wirksame Abrechnung erstellt hat. Eine verspätet vorgelegte Abrechnung kann keinen Nachzahlungsanspruch des Vermieters begründen. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter dieses aber ausbezahlen.

Solange die Abrechnungsfrist noch läuft, kann der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung auch zu Lasten des Mieters korrigieren, etwa wenn er sich verrechnet hat oder umlagefähige Positionen zunächst nicht abgerechnet hat. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters während der Abrechnungsfrist ist selbst dann möglich, wenn der Vermieter bereits ein Guthaben an den Mieter ausgezahlt hat. Das hat der BGH sowohl für die Wohnraummiete als auch für die Gewerberaummiete entschieden. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Abrechnung nicht mehr zu Lasten des Mieters korrigieren. In besonderen Ausnahmefällen kann es dem Mieter aber nach Treu und Glauben verwehrt sein, sich bei offensichtlichen Fehlern auf diese Frist zu berufen, so der BGH.

Für eine wirksame Umlage können die umzulegenden Positionen entweder ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sein oder im Mietvertrag auf § 2 BetrKV Bezug genommen werden. Nach einer Entscheidung des BGH reicht es auch aus, im Mietvertrag niederzulegen, dass der Mieter „die Betriebskosten“ zu tragen hat. Auf jeden Fall muss der Mietvertrag eine eindeutige Vereinbarung enthalten.